Was bei Praxisfeiern und -jubiläen zu beachten ist

Nach fast zwei Jahren Pandemie denken manche Arbeitgeber wieder über „echte“ Betriebsfeiern für ihre Arbeitnehmer nach. Damit auf das Feiern kein böses Erwachen folgt, sind neben Hygienemaßnahmen stets auch die lohnsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten. Die Steuerberaterkammer Stuttgart hat auf die wichtigsten steuerlichen Fallstricke hingewiesen:

• Freibetrag von 110 €: Praxisfeiern, etwa zu Weihnachten oder zum Jahresauftakt, Sommerfeste, Betriebsausflüge und Praxisjubiläen sind rechtlich als Betriebsveranstaltungen einzustufen, wenn sie einen geselligen Charakter haben. Wichtig ist dabei, dass Arbeitgeber bei der Veranstaltung den Freibetrag in Höhe von 110 € pro Arbeitnehmer einhalten, damit das Event lohnsteuer- und abgabenfrei vonstattengehen kann. Für die 110-€-Grenze müssen alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer zum Beispiel für Speisen, Eintrittskarten, Geschenke, Musik und Raummiete zusammengerechnet werden.
• Offener Teilnehmerkreis: Der 110-€-Freibetrag kann nur beansprucht werden, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern der Praxis oder des Praxisteils (z.B. eine Abteilung) offensteht. Die Bevorzugung einer Arbeitnehmergruppe (z.B. nur Führungskräfte) wird steuerlich nicht gefördert.
• Pro-Kopf-Zuwendung: Steuerliche Probleme erwachsen Arbeitgebern durch Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht teilnehmen. Denn bei der Berechnung des 110-€-Freibetrags müssen die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung zu gleichen Teilen auf alle bei der Feier anwesenden Teilnehmer aufgeteilt werden. Wenn wesentlich weniger Gäste zu der Veranstaltung erscheinen, als ursprünglich angemeldet waren, bleiben die Kosten der Feier häufig (nahezu) gleich, müssen aber auf weniger Köpfe umgerechnet werden als ursprünglich geplant, so dass der 110-€-Freibetrag schneller überschritten wird.
• Überschreiten des Freibetrags: Wird der Freibetrag von 110 € trotz sorgfältiger Planung überschritten, kann der Arbeitgeber für den über die 110 € hinausgehenden Betrag eine Pauschalversteuerung mit 25 % vornehmen. Den Arbeitnehmern entstehen dadurch keine finanziellen Nachteile – die Versteuerung übernimmt allein der Arbeitgeber.
• Virtuelle Praxisevents: In Pandemiezeiten suchen Unternehmen verstärkt nach virtuellen Alternativen zu Betriebsveranstaltungen. Ob Onlineweinproben, digitales Kochen oder gemeinsames Spielen im Internet: Für virtuelle Events gelten die gleichen Regelungen wie in der analogen Welt. Wichtig ist also bei den Zuwendungen auch hier die 110-€-Grenze, etwa für Warenlieferungen wie Weinpakete oder Kochzutaten. Zudem muss für die gesamte Belegschaft die Möglichkeit der Teilnahme bestehen, und auch das gesellige Beisammensein sowie der tatsächliche Austausch untereinander müssen gewährleistet sein.
• Geschenke statt Praxisevents: Wer, anstatt eine Feier zu veranstalten, seinem Personal lieber Präsente als Dankeschön überreichen möchte, muss die geltenden Freigrenzen von 60 € für Geschenke aus besonderem persönlichen Anlass bzw. 50 € (44 € bis 2021) für Sachgeschenke beachten. Der Freibetrag für Veranstaltungen von 110 € kann hier nicht herangezogen werden. Bei Überschreiten der Grenzen von 60 € bzw. 50 € werden die Sachzuwendungen in voller Höhe lohnsteuer- und auch beitragspflichtig.